지도자 가 출장 을 나가면, 비서 는 반드시 어떤 준비 를 해야 한다

지도자는 응청에 응하든, 구체적인 업무를 상담하기 위해서든, 비서는 반드시 상대방의 비서와 연락을 하고, 행사의 시간과 장소를 약속하고, 기차를 타고 비행기로 가는 것인가? 월요일 오후에 출발할 것인가, 화요일 아침 출발해야 하는가? 세미나 업무를 제외하고는 다른 일을 할 것인지, 또 준비할 것이 없을까? 이런 문제들에 대해 미리 요령을 마련하고, 시간을 가져 지도자에게 전제로 보고할 것이다.

지도자는 자신의 습관이나 취미에 따라 비서의 일정표를 수정할 수 있다.

일정표가 정해진 후, 지도부, 일상 업무를 담당하는 사람과 관계자에게 각각 한 부를 더 복사해야 한다.

일정 일정을 일정할 때는 반드시 여유를 가져야 한다. 특히 처음 가는 곳은 더욱 그렇다.

그러나 이 여지도 상대적이어서 지도자가 심심하게 시간을 낭비해서는 안 된다.

관광을 관광하고 싶다면 여가 시간에 배치하는 것이 좋다.

상대방과 연락하는 동시에 다른 채널을 통해 자신의 자회사나 정부가 관광을 주관하는 부서 등을 통해 상대가 있는 환경, 기후, 거리 등의 측면에서 일정표도 중요하다.

상대방과 처음 접촉한다면, 상대방을 어디에서 접수하게 하거나 언제 상대방을 방문할 때, 이런 세부 사항 비서들은 사전에 고려해야 하기 때문이다. 이는 당사와 본인의 일에 영향을 미치기 쉽기 때문이다.

1 、차표 예약

차표 (또는 비행기표)를 예약할 때, 최신 열차 시간표를 꼭 찾아야 한다. 현재 많은 계절적 혹은 임시적인 차차가 있기 때문에 주의하지 않으면 예약할 수 없다.

각 회사는 직원들과 간부의 출장 처우에 대해 모두 다른 규정이 있다. 예를 들어 비행기의 일등석에 따라 각 출장자가 모두 탈 수 있는 사람이 아니기 때문에 비서가 차표와 비행기표를 예약하기 전에 반드시 출장을 갈 때 어떤 급의 대우를 받을 수 있을지 알아야 한다.

출장 도중 가장 번거로운 것은 차를 갈아타서 거꾸로 거꾸로 가는 것이고, 조금만 조심하지 않으면 연착할 수 있기 때문에 직행할 수 있는 것은 차를 바꾸지 않는 것이 가장 좋다.

정류장에서 차를 바꾼다면, 시간에 반드시 여유를 가져야 한다.

의외의 사고를 예방하기 위해 일정표에 다른 교통수단을 밝히려면 비행기, 기선 이륙, 이륙 시간, 이렇게 하면 실제 상황에 따라 신속하게 다른 교통수단을 갈아타야 한다.

평상시부터 비서는 예약과 차표 구매, 항공권, 선표 구매 방법, 그리고 수표를 어떻게 사용해야 환전할 수 있는지 주의해야 한다. 이렇게 하면 업무가 순조롭다고 보장할 수 있다.

2 、숙박 안배

지도자가 출장을 가서 어떤 호텔을 잡느냐에 따라 일반적으로 지도자의 취향과 습관에 따라 결정해야 한다.

조용하고 우아하고 우아한 여관에 사는 것을 좋아하기도 하고 화려하고 당당한 고급 호텔에 사는 것을 좋아하기도 하고, 어떤 사람은 혼자 사는 방을 좋아하기도 하고, 어떤 사람은 둘이서 한방에 같이 사는 것을 좋아한다.

출장 가는 곳은 처음이다. 그곳에 자회사나 자신의 사무실이 있다면, 그들에게 연락처를 마련해 주세요.

없으면 현지 여행이나 교통 부문에 소개를 부탁합니다.

특별한 상황이 없으면, 자신의 객실이나 대리상을 찾아가지 마라. 왜냐하면 당신이 그들을 찾아가면, 그들은 그들에게 친절하게 그들을 초대할 것이다.

그들은 열정일수록 그들에게 주는 번거로움은 많아진다.

3. 수시로 휴대하는 용품

지도자가 출장을 갈 때에는 반드시 지도자를 대신하여 잘 생각해야 한다.

출장이 원행이라면 무엇을 가져와야 하는지를 잊어버리면 너무 일을 그르친다.

출발하기 전에 비서는 지도자가 지니고 있는 것을 공과 사로부터 각각 목록을 작성하고 지도자에게 어떤 누락을 보여 주어야 한다.

상사 출장 은 일반적 으로 휴대 하 기 용 용품: 명함, 자료, 공책, 행사 일정표, 지도, 교통 도, 카메라, 수신기 및 일부 비용품, 예비 안경, 옷, 양말, 세세세제 등 이다.

그러나 비서는 이런 것들을 준비하고 있을 때, 이것도 가지고 싶을 수도 없고, 너무 많이 데리고 다니고 싶고, 오히려 번거롭다.

휴대하는 것은 필수일 뿐, 가져가지 않는 것은 되도록 적게 가져야 한다.

4 、떠나기 전 작업 안배

비서는 일각에서 출장을 준비하고 있지만 다른 면에서도 회사의 일을 책임지게 해야 한다.

지도자는 출장을 가야 한다. 특히 출장 기간이 길어 각 부서에 와서 보고를 요청해도 늘어난다.

이때 비서는 지도자의 휴식을 잘 안배해야 하며, 지도자가 온몸에 지친 피곤과 연루되어 출장을 가지 않도록 주의해야 한다.

예를 들어 출발하기 이삼 일 전에 비서는 관련 부서와 인사하고 일부 정기적인 보고자료를 먼저 늦추고 지도자가 돌아오면 다시 보게 된다.

5, 리더 출발 당일 당신은 무엇을 해야 합니까

출발하는 날, 지도자는 회사를 떠나든지, 곧바로 집에서 떠나든지, 정거장을 마련해야 한다.

출발 당일 기차나 비행기의 운행 상황을 최종 점검해야 한다. 특히 비행기는 기후가 좋지 않아 자주 발생할 수 있기 때문에 비행기를 타면 비행장 측에 당일 항공 상황을 물어야 한다.

출발 전에

출발하기 전에 지도자의 어떤 것이 있는지 꼼꼼히 검토해 보아야 한다. 만약 있으면 보충을 해야 한다.

5.2 출발 후

지도자를 기차나 비행기로 보내면 즉시 전화를 걸어 상대에게 정거장을 통지해야 한다.

특히 기존의 차차차나 항공편을 바꾸는 상황에서 반드시 이 새로운 변화를 상대방에게 알려야 한다.